Индивидуальная продуктивность - одно из самых ценных качеств в обществе. Множество различных субъектов - от федерального правительства до личных домохозяйств - тем или иным образом измеряют производительность. Существует также несколько различных определений продуктивности. Тем не менее, мы можем лучше всего обобщить это одним способом: способность делать вещи эффективно.
Мы ничем не отличаемся в том смысле, что у всех нас есть чем заняться. Однако мы отличаемся тем, что все мы выполняем задачи с разной скоростью, используя другие методы. Небольшое меньшинство людей являются экспертами по продуктивности, но подавляющее большинство борется с внедрением принципов, которые сделают их более эффективными.
Существует также множество книг, семинаров и компакт-дисков, которые обещают сделать кого-то современным Эдисоном. Конечно, эти люди стремятся извлечь выгоду из эпидемии производительности, с которой сталкиваются многие из нас. К счастью, в большинстве случаев они не нужны.
В момент принятия решения лучшее, что вы можете сделать, - это сделать правильно, следующее лучшее - это сделать неправильно, а худшее, что вы можете сделать, это ничего не сделать. - Теодор Рузвельт
Вот семь вещей, которые мешают нам добиться цели:
Что необходимо, так это то, что мы распознаем привычки, которые негативно влияют на нашу способность выполнять задачи, и боремся с ними. Это поможет нам стать более продуктивными и счастливыми людьми.
1. Не приоритизировать задачи
Неспособность расставить приоритеты делает все остальные элементы в этом списке бесполезными. Расстановка приоритетов, безусловно, является наиболее важным требованием, когда вы хотите добиться цели. Все задачи не одинаковы, особенно если их измерять с точки зрения усилий, времени или вознаграждения.
Выработайте привычку браться за малоприоритетные задачи в первую очередь и тратите драгоценное время и энергию. Например, многие из нас проверяют электронную почту несколько раз в течение дня. Небольшое количество рабочих мест требует, чтобы мы постоянно обращали внимание на электронную почту, но большинство из них этого не требует. Обычно достаточно проверять электронную почту в утренние и вечерние часы.
Вместо этого постарайтесь решить три самые важные задачи на раннем этапе и придерживаться их. Если мы сделаем это, у нас освободится время позже в тот же день, чтобы завершить менее приоритетные дела.
2. Не готовиться к неожиданностям
Календарь многих из нас переполнен встречами, встречами и другими событиями, требующими нашего присутствия. Общеизвестно, что при восьмичасовом рабочем дне достаточно времени для решения задач, которые «падают на наш стол».
После расстановки приоритетов и подготовки к рабочему дню постарайтесь отметить определенные промежутки времени, которые можно использовать для решения непредвиденных проблем. Наличие часа может оказаться неосуществимым (если так, то здорово), но даже 15 минут, выделенные на устранение поверхностных проблем, лучше, чем ничего.
Контролировать то, что вы можете контролировать, и готовиться к неожиданностям - это полезные привычки, которые помогают нам добиваться цели.
3. Забыв об «общей картине»
Забвение общей картины не только может создать барьер для продуктивности, но и обескураживает. Начиная любое новое предприятие, мы обычно ставим перед собой цели, которых хотим достичь. Тем не менее, изо дня в день требует нашего времени и усилий может проявляться в созерцательном или пораженческом мировоззрении.
С точки зрения продуктивности полезно каждый день держать в голове общую картину. Удерживая нашу общую картину на переднем плане, мы достигаем двух важных целей: (1) это поддерживает нашу мотивацию и (2) делает нашу работу приоритетной. Примером последнего является тот, у кого есть проблемы с созданием списка дел. Помните о более широкой картине - продвижении по службе, финансовой независимости, отпуске и т. д. Пусть ваша интуиция подскажет, как и когда вы можете лучше всего что-то сделать.
4. Перегружаем наш список дел
Слишком многие люди без необходимости относятся к спискам дел как к сеансу мозгового штурма, записывая все, что нужно сделать за один день. У этой практики есть большая проблема: она не работает. LinkedIn провел опрос 6 500 профессионалов, который демонстрирует этот факт. Вот два ключевых результата этого опроса:
- 63% всех специалистов часто составляют списки дел.
- 11% выполнили все пункты своего списка.
11% кажется ужасно низким числом. Простая причина в том, что мы заполняем наши списки дел обыденными задачами с низким приоритетом. Решение состоит в том, чтобы записать три самые важные задачи дня и неуклонно выполнять их. Как уже упоминалось, это естественным образом высвободит время, которое вы сможете перераспределить на задачи с более низким приоритетом.
5. Всегда доступен
Есть ли такая вещь, как быть «слишком доступным»?
Да, несомненно, в нашем коллективном сознании. Только в редких случаях нам нужно подключаться к нашему почтовому ящику, телефону и т. д. Достижения в области технологий привели к мгновенному общению «в любом месте и в любое время» - отлично подходит для социальных кругов, но плохо для производительности. Даже парень или девушка, заглянувшие «поздороваться», почему-то думают, что мы «свободны».
Мы не должны чувствовать вину за то, что не ответили на это сообщение или электронное письмо как можно скорее ради нашей продуктивности. У нас есть чем заняться. Действительно, у нас есть цели, которых нужно достичь. Ни у кого нет приоритета перед необходимостью делать то, что необходимо. Скажите офисной бабочке, что комната отдыха свободна.
6. Поддавшись отвлечениям
Много ли здесь нужно говорить?
Отвлекающие факторы повсюду. Легко и просто. Кстати, большинство рабочих мест в этом отношении нам не в пользу с их открытыми кабинетами и постоянным резвением. Удивительно, но на некоторых рабочих местах создается среда, в которой сотрудники мало чего добиваются.
Нет необходимости перечислять все отвлекающие факторы, и это займет огромное количество времени. Итак, запомните этих трех главных виновников: интернет, телефон и люди. Интернет, телефон и люди… поймите, что это будут самые распространенные и заманчивые отвлекающие факторы - дома, в офисе, где угодно.
Распознавание отвлекающих факторов - это только одна часть фундаментального уравнения продуктивности. В наших силах установить и поддерживать внимание и самодисциплину.
Интернет, телефон и люди.
7. Без конкретики
Конкретность является ключевым элементом в создании и достижении целей. Мы не можем достичь грандиозных целей без деталей.
Подумайте об этой цитате Дэвида Аллена, эксперта по продуктивности и автора книги «Getting Things Done»:
«Девяносто девять процентов всех списков дел, которые я видел, - не что иное, как неполные списки непонятного».
Решение: будьте конкретны при составлении нашего списка дел.
Вместо того, чтобы писать что-то двусмысленное, например:
"Позвоните начальнику", напишите, что вы хотите сделать во время звонка.
«Позвонить начальнику с просьбой об отгуле».
Сделав шаг вперед, мы можем построить наш долгосрочный список дел таким же образом: начать с нашей конечной цели и детализировать шаги, необходимые для достижения этой цели.