Может показаться трудным закончить важное деловое письмо, но есть много способов сделать это! В конечном итоге закрытие будет зависеть от разных факторов. К ним относятся такие вещи, как то, насколько хорошо вы знаете человека, которому пишете, цель сообщения и тот факт, что электронное письмо является частью цепочки. Примите во внимание эти факторы, чтобы создать подходящую финальную фразу. Затем выберите правильное закрытие и решите, что поставить в подпись.
Шаги
Часть 1 из 3: напишите последнее предложение
Шаг 1. Напомните получателю о цели письма
Есть много причин написать электронное письмо в деловой среде. Определив основную цель электронного письма, вы сможете определить, как лучше всего попрощаться.
- Например, если вы делаете запрос, вы можете закончить его чем-то вроде «Спасибо за уделенное время» или «Спасибо за внимание».
- Если вы ответите на просьбу о предоставлении информации или помощи, ваше увольнение может быть таким: «Надеюсь, это поможет!». или «Дайте мне знать, могу ли я помочь вам другим способом».
- Если вы попытаетесь назначить личную встречу, вы можете сказать что-то вроде «Увидимся на следующей неделе!»
Шаг 2. Используйте тон, соответствующий аудитории
Подумайте, насколько хорошо вы знаете получателя, какие у вас с ним отношения и чего вы пытаетесь достичь. Электронное письмо руководителю более высокого уровня или новому важному клиенту может быть более формальным, чем электронное письмо коллеге, которого вы хорошо знаете.
- Например, если вы организовываете встречу с клиентом, хорошим прощанием может быть «Я с нетерпением жду нашей встречи 24-го числа. Если у вас есть какие-либо вопросы, свяжитесь со мной по телефону 555-555-5555».
- С другой стороны, если вы организуете дружескую встречу с коллегой, которого хорошо знаете, вы можете сказать что-то вроде: «Звучит хорошо! Увидимся завтра!:)."
Шаг 3. Не включайте закрытие, если электронное письмо является частью цепочки
Если это первое электронное письмо по теме или если оно очень важно, возможно, вы можете добавить благодарность или «призыв к действию». Однако в коммерческих сообщениях очень важна краткость. Если электронное письмо является частью длинной цепочки, возможно, вы не захотите включать ничего, кроме самого необходимого.
Например, если вы хотите завершить продолжительную переписку по электронной почте с начальником о поставленной задаче, вам не нужно говорить больше, чем «Хорошо. Я буду готов в пятницу до конца дня. -М »
Часть 2 из 3: выбор крышки
Шаг 1. Выберите застежку, соответствующую тону письма
Если сообщение носит формальный характер, вы можете закончить его чем-то вроде «С наилучшими пожеланиями» или (чтобы звучало еще более формально) «С уважением». Чтобы закрыть менее формальные электронные письма, скажите «Позаботьтесь» или «Приветствую».
Если вы получали предыдущие электронные письма от этого человека, вы можете увидеть закрытие, которое он использовал, и использовать тот же тон. Например, если вы обычно прощаетесь с такой фразой, как «Сердечное приветствие», вам следует сделать завершение такого же уровня формальности
Шаг 2. Используйте подходящую укупорку в зависимости от цели
Как и заключительное предложение, завершение также отражает цель электронного письма. Например, если это простой запрос или вы хотите выразить благодарность за что-то, вы можете использовать завершение, такое как «Большое спасибо» или «Большое спасибо», за которым следует подпись.
Шаг 3. Не надевайте что-нибудь очень ласковое
Если вы не очень хорошо знаете получателя, избегайте использования очень идиоматических, неформальных или нежных фраз. Как правило, в коммерческих электронных письмах не следует использовать такие фразы, как «С любовью», «Поцелуи и объятия» или «Объятия».
Шаг 4. Не закрывайте электронные письма, которые являются короткими или являются частью цепочки
Если это длинная строка или вы хотите сказать коллеге что-то очень короткое и быстрое, вам не нужно включать закрытие.
Если вы не хотите полностью пропускать закрытие, вы можете использовать что-нибудь простое, например «-Berta» или «-B». для коротких неформальных сообщений
Часть 3 из 3. Подпишите электронное письмо
Шаг 1. Включите свою основную контактную информацию
Объем информации, которую вы включите в подпись, будет зависеть от того, насколько хорошо вы знаете человека и как часто он общается.
- Если это первое электронное письмо, вы должны указать как минимум свое полное имя, должность, место работы и номер телефона.
- Если вы общаетесь с коллегой или с кем-то, с кем часто общаетесь, может быть достаточно подписать свое имя или инициалы.
Шаг 2. Используйте короткую подпись
В общем, лучше не заполнять деловое письмо большим количеством текста и изображений. Избегайте добавления в подпись ненужной информации, такой как цитаты, яркая графика или множество ссылок.
Шаг 3. Настройте автоматическую подпись
Если вы не хотите, чтобы вам приходилось писать свою должность и контактную информацию каждый раз, когда вы отправляете важное электронное письмо, вы можете создать подпись, которую программа автоматически включает в сообщения.
Некоторые программы, например Outlook, позволяют создавать разные подписи, чтобы вы могли выбрать наиболее подходящие для каждого письма
Совет
-
Подпись должна выглядеть примерно так:
- С уважением,
- Хуан Перес, аналитик рынка
- MegaCorp
- 214-444-1234
- В большинстве почтовых служб, таких как Outlook и т. Д., Очень легко настроить подпись, которая автоматически прикрепляется к каждому сообщению.
Предупреждения
- Если возможно, попросите кого-нибудь оценить вашу работу. Нет ничего лучше вычитки текста.
- Просмотрите и отредактируйте все письма перед их отправкой, то есть проверьте грамматику и орфографию и исправьте все опечатки. Измените фразы и слова, которые являются неоднозначными, то есть нечеткими или имеют двоякое значение.
- Корректор не является надежным инструментом, потому что программа может вставить слово, написанное правильно, но не подходящее для контекста. Если вы замените «почтение» на «различие», смысл предложения полностью изменится. Также стоит полагаться на свои знания тонкостей грамматики, так как рекомендации программы не всегда будут правильными.