В жизни много раз, когда вам может понадобиться просить о продлении. Может быть, вы учитесь в колледже и вам нужно дополнительное время для письменного задания, или, может быть, вам сложно вовремя завершить рабочий проект. Для этого важно написать соответствующее и эффективное письмо с просьбой о продлении. Потратьте некоторое время на то, чтобы обдумать точную суть вашего запроса: сколько времени это займет и почему? Затем напишите письмо в формальном стиле и отправьте по почте с начертанием, чтобы успокоиться.
Шаги
Метод 1 из 3: соблюдайте официальные правила написания писем
Шаг 1. Подготовьте заголовочный раздел
Дата должна быть указана в правом верхнем углу страницы. Оставьте строку под ним, а затем напишите свой адрес, выровненный по правому краю. Затем оставьте еще одну строку и напишите полный адрес получателя по левому краю страницы.
Если вы отправляете запрос по электронной почте, вы можете опустить дату и адреса и начать с приветствия. Тем не менее, убедитесь, что используете ясную и эффективную строку темы. Например, если вы отправляете электронное письмо своему учителю, темой может быть «Хосе Мартинес HIST 359 запрос на продление письменной работы»
Шаг 2. Используйте формальное и полное приветствие
Он начинается с ввода «Уважаемый» или «Уважаемый», а затем продолжается с вашего титула и фамилии. Например, «Уважаемый мистер Гонсалес» или «Уважаемая миссис Перес». Некоторые названия могут быть более сложными, например «Уважаемый профессор Родригес» или «Уважаемый сенатор Лопес».
- Даже если вы знаете их неофициально, это официальный запрос, поэтому сохраняйте формальный тон и содержание. Не пишите «Привет, Хуан».
- Попробуйте найти конкретного человека, которому вы можете адресовать письмо. В противном случае это может выглядеть как бланк письма. Например, предпочтительнее писать «Уважаемый сенатор Лопес», чем «Для кого это может касаться».
Шаг 3. Используйте сжатый формат абзаца
Текст письма должен состоять из 1 или 3 абзацев. Во многих случаях вы можете начать с одного или двух предложений, объяснить свой запрос двумя или четырьмя предложениями и закончить одним или двумя предложениями. Если вам нужно расширить его до 3 абзацев, просто разделите введение, тело и заключение.
В начале письма можно сказать: «Это Хосе Мартинес, ученик вашего утреннего урока истории в комнате 456.» Это повлияет на память учителя и сэкономит время на поиски вас
Шаг 4. Обратите внимание на свои заключительные комментарии
Не игнорируйте важность последовательного вывода. Используйте заключительные предложения, чтобы переформулировать свою позицию (одним предложением) и поблагодарить его за уделенное время. Вы можете написать: «Я ценю, что вы обдумываете мою просьбу».
- Желательно закончить официальным «до свидания» перед своим именем. Вот некоторые из лучших вариантов: «С уважением», «С наилучшими пожеланиями» и «С наилучшими пожеланиями».
- Если вам нужен ответ в течение определенного времени, вы также должны включить эту информацию в этот момент. У вас есть возможность сгруппировать его со своими благодарностями. Например, «Спасибо за ваше внимание, и я с нетерпением жду вашего ответа на следующей неделе». Только будьте осторожны, чтобы не показаться слишком напористым.
Шаг 5. Включите свое полное имя и подпись
В разделе «С уважением» оставьте 3-4 строки. Затем напишите свое полное имя и выровняйте его слева. Используйте пустое место, чтобы подписать свое имя вручную. Если вы планируете отправить письмо по электронной почте, вы можете удалить эти пробелы и перейти непосредственно к своему написанному имени.
Метод 2 из 3. Доработайте содержание письма
Шаг 1. Напишите дополнительное письмо как можно скорее
Немедленно приступайте к его приготовлению, как только узнаете, что он вам понадобится. Вы должны дать получателю как можно больше времени, чтобы принять решение относительно вашей ситуации. Вы также хотите выглядеть подготовленным, несмотря на то, что вам требуется корректировка времени.
Шаг 2. Определите, сколько дополнительного времени вам понадобится
Учтите все факторы и отправьте реалистичный запрос. Если вы просите очень мало времени, вам может потребоваться другое продление. По возможности избегайте пропуска сроков. Поэтому при оценке времени желательно немного превысить его.
- Вы можете рассматривать это письмо как часть текущих переговоров, хотя это будет зависеть от ситуации. Таким образом, лучше попросить о более длительном периоде времени, чтобы вы могли уступить и прийти к соглашению.
- Оцените свой темп на основе вашего текущего прогресса и частей проекта, которые еще предстоит выполнить. Например, если вы работали над консалтинговым проектом в течение трех месяцев, вы должны хорошо представлять, сколько еще нужно сделать.
- Примите во внимание временные ограничения получателя. У вас может быть ограничение по времени, которое вы теперь должны отложить. Например, профессора колледжей часто должны выставлять оценки в середине семестра и соответственно планировать даты подачи письменных заданий.
Шаг 3. Помните о существующих правилах
Пожалуйста, проверьте текущую указанную дату, прежде чем запрашивать ее изменение. Вы не хотите выглядеть дезорганизованным, когда запрашиваете продление, если не понимаете текущую ситуацию. Например, некоторые государственные учреждения требуют, чтобы вы подали заявку в течение 24 часов с момента первоначального контакта с ними. Если это не сработает для вас, у вас есть возможность указать скорректированное время доставки и получения.
Шаг 4. Включите точное объяснение вашего запроса
Вы потратите время на создание письма, а получатель найдет время, чтобы прочитать его, так что сделайте это стоящим. Внимательно обдумайте настоящую причину, по которой вам нужно расширение, и честно сообщите об этом читателю. Не лгите и не преувеличивайте, это только навредит вам.
- Хорошая причина может заключаться в том, что вы хотите быть внимательными или осторожными в своей работе. Например, если вы завершаете проект, который потенциально может повлиять на безопасность других людей, указание на это, когда вы просите больше времени, может вам помочь.
- Если у вас есть несколько причин для вашего запроса, выберите лучшую и сосредоточьтесь на ней. Например, если вы откладываете предложение о работе, вы можете указать, что хотите провести дополнительное исследование стоимости трансфера (если это действительно так), вместо того, чтобы говорить, что вы также ожидаете другого предложения.
Шаг 5. Укажите некоторые тщательно отобранные детали как часть вашего заявления
Детали придадут письму чувство легитимности и мастерства. Это очень важно, если вы отправляете письмо правительственной или другой группе, с которой никогда не встречались лично.
- Например, если ваш дедушка умер за два дня до того, как вы отправили сочинение в колледж, предпочтительнее описать этот инцидент как «чрезвычайную ситуацию в семье», а не как «чрезвычайную ситуацию общего характера». Вы также можете упомянуть о его кончине и некоторую информацию о планах поездки на его похороны.
- Подготовьте документы перед подачей заявки. Возможно, вам потребуется представить хронологию предыдущих действий и запросов, которые вы сделали, особенно если вы имеете дело с правительством или другим официальным лицом. Демонстрация того, что вы прошли все этапы процесса до этого момента, только поможет вам.
Шаг 6. Сохраняйте позитивный тон и содержание
Никто не хочет читать письмо, состоящее из одной умоляющей молитвы за другой. Вместо этого быстро и кратко опишите негативные события и переходите к предложенному вами позитивному решению. Например, если вы считаете, что первоначальное предложение о заработной плате слишком низкое, вы можете написать: «Мне нужно больше времени, чтобы обдумать ваше предложение. Однако я думаю, что более высокая зарплата позволила бы мне более эффективно выполнять свою работу ».
Шаг 7. Исправьте письмо перед отправкой
Потратьте несколько минут на то, чтобы просмотреть письмо перед его отправкой. Обратите внимание на редакторские и орфографические ошибки при написании. Запустите на своем компьютере программу проверки орфографии и грамматики. Отправьте его надежному другу для второго быстрого прочтения. Не торопитесь и не пропускайте этот процесс, иначе вы будете выглядеть небрежно, что может повлиять на чистую прибыль.
Метод 3 из 3. Отправьте письмо получателю
Шаг 1. Сделайте или сохраните копию письма
Как только вы исправили черновик документа и перед его отправкой, сфотографируйте его (перенесите в PDF), сохраните в Интернете или сделайте традиционную копию. Вы также можете записать дату рассылки, если она не совпадает с датой в верхней части письма. Храните эту копию в надежном месте для личных записей.
Шаг 2. Поместите письмо в обычную почту
Отнесите его в местное почтовое отделение, отдайте почтальону или оставьте в почтовом ящике. Если вы хотите получить больше уверенности в том, что письмо было доставлено, у вас есть возможность запросить дополнительную услугу отслеживания за дополнительную плату.
Если вы отправляете распечатанный бланк письма, обязательно распечатайте его или используйте качественный принтер с хорошим картриджем с чернилами. Рукописный запрос о продлении обычно не принимается
Шаг 3. Отправьте запрос на продление по электронной почте
Это, вероятно, лучший способ подать заявку, поскольку он требует мало времени и очень надежен. Перед отправкой письма проверьте адрес электронной почты получателя и укажите свой идентификационный номер, если это необходимо, в строке темы.
- Получатель может увидеть письмо одновременно с его отправкой. Имейте это в виду, если вы любите отправлять электронные письма поздно вечером.
- Сохраняйте формальную электронную почту, включая адрес, который вы используете. Отправьте его из аккаунта, который звучит профессионально. Например, уместно отправить рабочее письмо с адреса «Juan. J. [email protected]».
- Если вы отправляете письмо по факсу, не забудьте дождаться страницы подтверждения, которая показывает, что ваш перевод был отправлен и получен успешно.
Шаг 4. Вместо того, чтобы писать письмо, позвоните по телефону
Если необходимость в продлении срочная или очень внезапная, вы можете поговорить с этим человеком лично или позвонить ему. Если это ваша ситуация, продолжайте действовать формально и организованно изложите свою позицию.
Совет
- Постарайтесь сделать письмо одной страницей или меньше. Благодаря этому он выглядит законченным, но при этом легко читается.
- Подумайте, отправит ли получатель что-нибудь взамен, например письмо с подтверждением.
Предупреждения
- Будьте реалистичны с обещаниями, которые вы даете. Вы не хотите получать продление только для того, чтобы тратить дополнительное время на выполнение дополнительной работы.
- Подсчитайте этот уникальный запрос на расширение. Вы не захотите просить другого.
- Убедитесь, что вы включили в заявку все необходимые формы, чтобы убедиться, что все правильно. Кроме того, некоторые группы требуют, чтобы вы использовали их бланк письма в качестве шаблона.